ความจำเป็นในการใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล

สาเหตุที่ต้องใช้ DBMS ในการดูแลจัดการฐานข้อมูล เพราะเหตุผลดังต่อไปนี้

 DMBS ควบคุมความเป็นอิสระของข้อมูล (Data Independence Control)

ทำให้โปรแกรมเป็นอิสระจากโครงสร้างข้อมูลทางกายภาพและตรรกภาพ ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา

DBMS ควบคุมความถูกต้องของข้อมูล (Integrity Control)

ในระบบไฟล์เดิมความถูกต้องของข้อมูล จะถูกควบคุมโดยโปรแกรม แต่แนวความคิดใหม่จะถูกควบคุมโดย DBMS กฎเกณฑ์ความถูกต้อง (Integrity Rule) นี้จะเก็บไว้ในฐานข้อมูลทุกครั้งที่มีการเรียกข้อมูลมาแก้ไข DBMS จะตรวจสอบความเป็นไปได้ของข้อมูลก่อนที่จะเก็บลงในฐานข้อมูล

   DBMS มีระบบควบคุมความปลอดภัยของข้อมูล (Security Control)

DBMSจะไม่ยอมให้โปรแกรมใดเข้าถึงข้อมูลในระดับล่างได้โดยไม่ผ่าน DBMS ดังนั้น DBMS จะตรวจสอบรหัสผ่านก่อนทุกครั้ง นอกจากนี้ข้อมูลในหนึ่งตารางจะกระจายอยู่ในหลาย ๆ ไฟล์ (logical/physical mapping) ทำให้ความปลอดภัยของข้อมูลดีขึ้น นอกจากนี้ DBMS ยังตรวจสอบด้วยว่าผู้ใช้มีสิทธิใช้ข้อมูลได้มากน้อยแค่ไหนรวมถึงการเข้าถึงข้อมูล

 DBMS มีวิธีการเข้าถึงข้อมูลด้วยเส้นทางที่ดีที่สุด (Query Optimization)

DBMS query optimizer ตัดสินใจเลือกเส้นทางเข้าถึงข้อมูลโดยผู้ใช้ไม่ต้องกังวลเรื่อง performance ซึ่งโปรแกรมเมอร์จะเขียน logic อย่างเดียว ในการใช้ SQL เพื่อดึงข้อมูลมาใช้นั้นจะมองไม่เห็น index เพราะว่าเป็น physical index ซึ่งจะเก็บอยู่ในระดับล่างสุด แต่จะมองเห็นเป็นตารางเท่านั้น การเลือกเส้นทางที่ดีที่สุดจะช่วยทำให้ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ 
DBMAมีระบบควบคุมการใช้ข้อมูลร่วมกันในช่วงเวลาเดียวกัน (Concurrency Control) DBMS มีระบบควบคุมการใช้ข้อมูลร่วมกันในช่วงเวลาเดียวกัน ซึ่งมีอยู่หลายวิธี เช่น lock-based protocols เป็นต้น 

     DBMS มีระบบการฟื้นสภาพข้อมูล (Recover Control)

DBMS จะทำการดึงเอาตารางต่าง ๆ เข้ามาในหน่วยความจำหลัก การเปลี่ยนแปลงข้อมูลก็จะทำที่หน่วยความจำหลักแล้วจึงนำไปเก็บยังตาราง ถ้าเกิดไฟดับข้อมูลที่ทำการเปลี่ยนแปลงแล้วแต่ยังไม่ได้นำไปเก็บยังตารางจะสูญหายได้

   DBMS เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาระบบงานได้รวดเร็วในเวลาอันสั้น (High Productivity Tools)ช่วยลดค่าใช้จ่ายในพัฒนา (development cost) ลงได้ แต่อาจจะไม่ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา (maintenance cost)